唐道述专家视角【544期】电脑文件的5S管理

发布日期:2021-03-24    作者:唐道述    点击:

  长期以来,大部分5S实践发生在车间,仓库等现场。而在办公室的5S活动,大部分停留在办公室环境和工作台的整理整顿。电脑里面的5S活动就很少了,其原因之一,在于电脑属于个人,其他人即便看见也只是冰山一角。简单来说重视程度不够,个人电脑整理混乱的现象也没有被暴露出来。做为一名办公室人员,我们每天90%以上的时间都要借助电脑,个人电脑应该是这些人员做5S的对象。

  个人电脑的整理整顿情况令人担忧

  下面的电脑桌面是一位市场客服人员的办公桌面,大约有100个左右的文档放在电脑桌面上。我们不禁要问,这名同事需要多长的时间才能找到他想要的文件。

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  找不到文件带来的伤害,不仅仅只有时间上面的损失,还有我们会拖延甚至放弃我们的完美计划。当我们头脑中有个好点子,但是我找不到我们想要的文件,几分钟甚至更长的时间之后,挫败感会涌上心头,只好放弃这个想法。

  我们应该使用什么样的方法来整理我们的电脑呢?也许我们应该先来看看我们现场的5S实践方法。

  传统的5S做法

  传统的5S方法,核心在于彻底的整理和整顿。整理就是区分必须品和非必需品。针对必需品再进行整顿,确保在使用时可以立即拿到。而非必须品则使用红单进行检讨和处理。

  这种方法大多可以参考 门田安宏《新丰田生产方式》

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  然而在执行的过程中,对于必须品和非必须的判断以及采取的措施没有清晰的定义,在执行过程中容易因人而异;另外整个过程中,现场人员的思考机会不多。针对这些情况,一些咨询公司对该方法进行了改良。

  改良之后的5S方法

  在活动开始之前,按照使用频次事先定义必需品以及相应的处理方法。通过该方法来规避前面提到的判断问题。

  对于必须品和非必须品引入了相应的清单。这样现场的员工在进行整理的过程中,有机会边填写边思考。(书写确实是一个让人慢下来,开启思考与学习的好方法)。

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  针对一些非必须品的检讨,甚至引入了5why的表单,让现场的员工在学习5S的同时,也能学习到5why。

  第一次的5S活动之后,现场会有很大的改变。后续的5S活动,可改进的空间就很少了,于是进入了所谓的维持阶段,现场会时不时偏离,然后我们再次进行5S活动。5S带给我们的影响,停留在了工具的使用层面上。

  借鉴丰田设定挑战与方向

  最近反复又听了丰田吉永雅文师傅对5S的理解。实际上丰田在很久之前,就在思考为什么要做整理,做好整理的目的是让整顿的工作更容易,而整顿的目的是快速拿到我们想要的物品。

  但是现场产生了不必要的东西,才要做整理,为什么会生产不必要的东西?

  如果形成连续流,现场就没有库存,就没有必要做整理了。

  参考 原田武彦《流的传承》

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  现场有垃圾,所以要做垃圾分类整理,为什么会产生垃圾?

  垃圾大部分来自多余的包装,如果改变包装,就会减少甚至实现零垃圾。

  参考 吉永课堂 立即行动的8大工作法则-整理

  于是我们可以提出如下的挑战与方向:

  1)寻找时间为零

  2)库存为零

  3)拿错几率为零

  4)垃圾为零

  5)信息停滞时间为零

  个人电脑的整理整顿情况令人担忧

  5S工具是我们达成这些挑战目标或者方向的一个工具而已,在某些时候我们需要5S工具,但5S工具仅仅是一个起点,我们追求的是解决背后的问题。

  实际上,Jeffery liker博士把丰田套路放在4P的中间,指的就是这个道理。

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  丰田套路第一步明确方向和挑战,就是要确认上面的这些挑战和方向。然后我们了解现状,设定目标状态,如果现场很乱没有做过基本的整理整顿,这个时候我们使用5S工具,我们会达到我们设定的第一个目标状态。要想走得更远,离这些挑战和方向更近,我需要分析为上面会产生这些库存,为了减少库存,我们需要探索其他得方法。

  电脑的整理整顿方法

  电脑的整理整顿我们将借鉴上面的一些好的经验,而且已经经过了一些检验,是可行的方法。

  第一步定义必需品和非必需品的频次和处理。我们建议以一个月为期。针对不同频次的文件,采取的策略则不相同,比如:

  频次为一个月及以下的文件,采取的策略是能够快速找到(比如5~10秒内);而一个月以上的文件,采取的策略则是可以找到(不走回头路)。

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  第二步按照该期限,使用必需品和非必需品清单进行表单登记与处理,下面的一些细节需要注意:

  - 一些文件夹需要重新审视其命名,确保名字和文件夹里面的内容一致;

  - 文件夹的名字尽量做到简洁且一目了然(如果是公用文件夹需要团队一起考虑)。

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  第三步 整顿

  归为必需品的文件通常采用如下的规则进行整理:

  1)对同层级的文件前面进行编号,确保使用频次最高的文件编号最小。

  当需要使用时,可以马上看到排在最上面的这个文件夹。

  2)同一层级的文件夹数量控制在7个左右。

  古人说聪明的人可以一目十行,我想像我这样的普通人可以做到七行就不错了。

  3)针对一些每天都用的文件,一些同事直接在桌面建立快捷方式也是一个好的方法。

  第四步 反思与总结

  在整个活动结束之后,进行反思,并记录到表格中。反思为什么会要做这次的整理整顿工作,本次活动哪些地方做的比较好需要保持,哪些可以再改进。下一次个人电脑的整理整顿工作计划。

  这四个步骤是一个循环的过程,其中很重要的一点是思考与学习。通过表单记录自己的发现与思考与行动,通过PDCA循环不端提高自己整理电脑的水平。

  形成信息的连续流

  最后,我们会问一个问题,为什么产生那么多的文件需要整理。文件的一次存放意味着一次信息的停滞,为什么会产生停滞,因为工作没有形成连续流。实际上最高效的方式是一次做一件事情,并坚持把事情做完。