唐道述专家视角【534期】如何有效开展工作教导

发布日期:2021-02-09    作者:唐道述    点击:

  #什么是工作指导

      在工作中我们经常会遇到下属对工作不理解,工作质量达不到要求,这些种种问题,其实有可能是我们没做好工作指导。工作指导是在工作现场,针对员工的作业技能进行的指导。它是我们现场管理者在日常工作中经常会用到的一项基本的管理办法。

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  在日常管理中,出现以下情况时,都需要用到工作指导:

  ① 新入职、晋升、职位变动时;

  ② 出现新产品/工艺/技术、增加新设备时;

  ③ 生产计划有变动,员工或团队绩效不佳时;

  ④ 存在操作或设备安全隐患的;

  ⑤ 出现批量质量事故或重复性质量问题。

  #如何进行工作指导

  针对训练谁?训练何种工作?何时完成训练?这就需要通过制定训练计划来找答案;针对训练什么内容?就要针对该项作业制定训练教材;为了保障训练过程顺利实施,我们还要做好训前安排;为了让训练更有效,我们还要掌握正确的工作指导方法。

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  01、制定训练计划

  首先要明确我们通过训练计划来获得哪些信息。

  训练谁?必须了解班组现状:班组人员、工位以及人员的技能状况(没学习过,正在学习,技能不稳定,技能稳定可独立操作和可以当教练教导别人五个阶段)。确定训练谁的时候要考虑人事变动以及作业状况有异常的员工,还要兼顾员工意愿和个人成长需求。

  训练何种工作?要准确把握训练的需求,了解人事变动(离退,晋升,休假,转岗)、员工作业状况(团队有多能工需求,新人工作不稳定,工作失误多的人员/工位,合格率低的人员/工位,容易发生工伤的人员/工位,工具或设备损坏频率高的人员/工位)和生产计划(订单)变化情况(工作进度是否符合生产目标,生产计划有无变更,是否存在新产品、新工艺、新技术、新设备)。确定训练何种工作我们要关注影响生产进度的工位以及可能发生的生产变化

  何时完成训练?需要我们制定完成该训练的时间节点,并预留让员工技能稳定的时间周期,最后确定训练日期并对训练进行排序。

  最后将上述信息以表格的形式确定下来。然后根据班组整体情况确定。制定训练计划时我们需要注意:尽可能完整准确的记录人事变动,作业状况和生产变化信息。因为这些信息能帮助我们准确把握班组实际情况,提前了解训练需求,应对各种变化。在分析应该训练谁、训练何种工作、何时完成训练的过程中,要结合多种因素进行综合考虑。

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  02、编制训练教材

  看似简单的操作,自己操作觉得很熟悉,可是指导起来就会发现很难快速、准确表达清楚;明明对指导的内容很熟悉,可一旦指导员工,就总会有遗漏;同一个操作,受训员工会觉得每次指导都不同,或者不同人讲的也有差异;而且完成指导后,我们也没有办法判断员工是否掌握,也担心他理解的跟自己教的会不会有差异。这些都是缺乏有效的作业分解和标准训练教材造成的。

  作业分解是我们将要传授的工位操作按照“步骤”、“要点”、“理由”进行分解和整理的过程;这个过程用表格和文字记录下来,就形成了《作业分解表》;在制作《作业分解表》的过程中,我们可以将自己的经验通过文字呈现出来,这些都是可以帮助新人掌握操作要领的宝贵训练教材。

  《作业分解表》内容包含“主要步骤”、“要点”、“理由”这几项要素。“主要步骤”是能促使工作顺利完成的主要作业程序,也就是明确“做什么”;“要点”是为了正确完成主要步骤的关键点,也就是明确“如何做”。要点包含三种类型:一种是与工作成败相关的作业内容,一种是与作业人员安全相关的作业内容,还有一种是更简单、更顺利完成工作的经验;“理由”则是阐述成为要点的原因,以及如果不这样操作的后果,阐述理由,可以让受训者了解为什么要这样做,这有助于他们对要点的理解和掌握。

  将所需的工作进行分解,再次将每个流程细分为步骤,然后在每个步骤里找出可能影响品质、安全、成败等的关键点。(分解流程,列举主要工作,列出关键点)

  需要注意的是我们在制作《作业分解表》时不能凭凭记忆,靠想象,而是得在生产作业现场一边操作,一边整理和记录才更完整,更准确,更符合真实情况。

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  03、进行训前安排

  ① 场地布置

  场地布置包括对工作指导场所的安排和设备、工具、材料的准备。在岗的作业技能指导,原则上一定要在工作现场进行。在进行作业指导前要事先备齐工作指导时所需的设备、工具、材料、检具等,避免在指导过程中出现缺东少西的情况。如果材料不能重复使用,则至少应该准备7套才足够。最好用清单进行检查,以防遗漏。

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  ② 人员安排

  首先要确保有足够的时间投入培训,必须有人能够代替你的工作,使你不会再培训过程中受到其他事物的干扰,并能在培训完成后,有时间进行必要的后续追踪。其次,在和学员见面之前,工作现场必须准备妥当。最后,让周围的其他人知道你即将实施培训工作,以免受到打扰。

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  04

  训练方法

  成年人学习的特点:遗忘速度快;注意力持续时间短;自尊心强,怕失败;目的性强,希望即学即用;在既有经验上展开学习。针对这些特点就要求我们的培训要以演练为主;进行碎片化、模块化培训;以学习者为中心;安排实作与追踪考查,活用旧经验帮助其学习。根据这些,我们总结出了工作指导的四阶段法。

  第一阶段:学习准备

  ① 使学习者轻松愉快,如训练前的心态调整,将学员的调好,心态调好,进入学习状态。

  ② 告诉他将做何种工作,训练前要对学员所要做的工作进行调查了解,了解需求,方可满足需求,以便训练时直接告诉训练的目的,训练的内容,激发他对这项工作的兴趣。

  ③ 了解他对这项工作的认识程度,课前就要查知学员有没有工作经验?以往经历过哪些培训?可通过考试及面谈的查知方式进行。

  ④ 使他进入正确的学习位置,让学员进入正确位置,一个是心态进入,一个是身体进入。全身心进入,方可有训练成效。

  第二阶段:传授工作

  将主要步骤一步一步地讲给他听、做给他看,明确强调要点,清楚、完整、耐心地指导,说明要点的理由,注意不要超过他的理解能力。

  在这个阶段里指导者指导时不要一下子全部把工作说的很详细,人的大脑接受能力有限,有时候老师说的越详细,学员的压力越大,正确的做法是将工作分成主要步骤(做什么)、要点(怎么做)、理由(为什么)这样有逻辑的去讲。

  第一遍做的时候只讲主要步骤;第二遍只讲主要步骤和要点,第三遍做的时候讲解主要步骤、要点和理由,这样学员就会逐渐接受与理解。

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  第三阶段:尝试操作

  让受训者尝试操作4遍:第一遍,让他试做,纠正错误;第二遍,让他边做边说出主要步骤;第三遍,让他边做边说出要点;第四遍,让他说明要点的理由,并确认他完全掌握。

  在这个阶段,学员做错也很正常,这时候指导者要态度友好,鼓励对方,纠正错误,让学员边做边说出主要步骤、要点以及理由,以确认他完全掌握,如果这个阶段发现员工还是不会,这时候要重复教导,直到学员真正掌握。

  第四阶段:检验成效

  学员学会了一项操作技能,并不代表学员完全操作熟练,刚学会的技能不能放松,要尽快安排学员开始具体工作,指导者要鼓励学员提问,也可安排其他人协助,经常不断的检查学习者的练习情况,随着学员技能慢慢熟练,逐渐减少指导的次数,直到学员最终真正掌握。